Mise en place de l’ERP SIMAX à l’INRAE sur le projet Gentyane
WIZIOU a mis en place SIMAX ERP au sein de GENTYANE ((GENoTypage et séquençage en AuvergNe), plateforme de l’INRAE spécialisée dans le génotypage et le séquençage ADN.
Les enjeux de gestion de la plateforme GENTYANE
Située à Clermont-Ferrand, GENTYANE a pour objectifs scientifiques :
- D’appuyer les recherches conduites dans les différentes équipes de l’UMR GDEC;
- De réaliser des prestations de génotypage et séquençage pour le compte d’autres équipes INRA ou d’autres organismes publics et privés;
- D’assurer une veille technologique permettant de mettre en place de nouveaux outils répondant mieux, plus rapidement et à un coût moindre aux attentes des utilisateurs.
Une dizaine d’utilisateurs basés sur le site de Theix, à Clermont-Ferrand, exploitent quotidiennement SIMAX ERP.
La plateforme gère environ 100 projets par an pour un CA annuel de 2.8M€.
Pourquoi remplacer les fichiers Excel par un ERP ?
Avant la mise en place du logiciel de gestion SIMAX ERP, le système d’information de la plateforme reposait principalement sur des fichiers au format Excel, des documents papiers, des mails, … Chaque projet était constitué d’un ensemble de fichiers Excel liés entre eux. Avec le temps et la croissance des projets à traiter, une réflexion a été menée sur la mise en œuvre d’un outil de gestion permettant de centraliser l’information, automatiser certaines tâches et fiabiliser les données et process.
L’équipe GENTYANE ne croyait pas qu’une solution logicielle de gestion puisse s’adapter facilement à leurs processus du fait des particularités de leur activité. De plus, l’équipe avait déjà connu un projet d’équipement de logiciel ERP avec un effort financier et humain important qui s’était traduit en échec. En effet, cette solution s’étant avérée lourde, chronophage et instable, son utilisation fût abandonnée.
Un déploiement progressif de SIMAX ERP
Pendant la consultation, nous avons recueilli leurs différents fichiers Excel et étudié leurs processus métier. L’objectif étant de bien comprendre leur activité, les attentes en matière d’informatisation et les objectifs à court, moyen et long terme du projet. Ces différents éléments ont été intégrés dans une maquette opérationnelle réalisée avec l’ERP SIMAX qui s’est avérée répondre intégralement aux besoins et au fonctionnement de l’équipe.
Dans un premier lot de fonctionnalités ciblées comme prioritaires, différents modules ont été mis en place tels que l’administration des ventes, la gestion et le suivi de projet, la gestion des stocks, des achats, des approvisionnements, l’administration du parc machines et la qualité.
Nous avons fait le choix (GENTYANE et WIZIOU) d’une mise en place du module de gestion de la production de manière partielle. Un deuxième lot de fonctionnalités a donc été déployé dans un second temps pour couvrir ce besoin.
Les résultats obtenus après deux ans d’utilisation
Après deux ans d’utilisation, les utilisateurs mettent en valeur la qualité du produit SIMAX ERP, le suivi et l’assistance de WIZIOU lors de la mise en place. Ils ont gagné en efficacité, en traçabilité des données et en fiabilité. Un récent audit qualité de leur service a d’ailleurs nommé SIMAX ERP comme un point fort de l’organisation.
Parmi les fonctionnalités très appréciées :
- Un module de chiffrage du projet
- L’envoi du devis, par la boîte mail intégrée dans SIMAX ERP, à l’interlocuteur ciblé
- La gestion des stocks et inventaires avec mise en place de douchettes pour automatiser les entrées et sorties de stock (découlant le cas échéant sur des demandes d’achat)
- La mise en place d’un Workflow pour la validation des achats auprès du service comptable
- Le suivi de la facturation et de la trésorerie
La forte capacité de paramétrage de SIMAX ERP a permis à GENTYANE de disposer d’un outil structuré et personnalisé selon leurs pratiques et leur organisation.
