5 erreurs à éviter lors d’un projet ERP
De nombreux avantages sont obtenus lors de la mise en œuvre du progiciel de gestion intégré tel que SIMAX ERP. En effet, l’utilisation de SIMAX ERP réduit considérablement les coûts administratifs, les coûts d’exploitation, améliore les niveaux de service et réduit considérablement les taux d’erreur.
Mais beaucoup d’entreprises commettent des erreurs en les adoptant. Le prérequis étant une étude détaillée des besoins et du fonctionnement de la société, vous trouverez ci-après 5 erreurs à éviter :
UNE PLANIFICATION INADÉQUATE
Un périmètre fonctionnel mal défini est l’une des erreurs majeures que commettent les organisations lors de l’adoption d’un ERP. Certaines entreprises considèrent que l’ERP est une baguette magique qui annule tous les problèmes (organisationnels ou techniques) sans mener une réflexion approfondie sur les causes des disfonctionnements (quels sont nos process ? quels sont nos objectifs stratégiques sur le court, moyen et long terme ?) ce qui entraîne un défaut de structuration du projet à mener. De surcroît, un périmètre fonctionnel mal défini entraîne des dérives et donc des dépassements de budget et de délai. Cette erreur est confirmée par les statistiques (Rapport ERP 2020) :
- 63% des mises en œuvre ont dépassé le budget,
- Le planning de mise en œuvre est généralement dépassé de près de quatre mois.
Nous tâchons chez WIZIOU, dès les premiers échanges commerciaux, à confronter avec le client nos visions mutuelles du projet, les objectifs attendus et les moyens à mettre en œuvre pour atteindre le résultat. Nous tâchons de définir un périmètre clair, sans pour autant qu’il soit figé et définitif, et un budget cohérent en face.
Le planning général proposé par WIZIOU prend en compte les contraintes des différentes parties (saisonnalité, absences planifiées, …) mais également les aléas qui ne manqueront pas de jalonner le projet (permettant de garder une marge de manœuvre).
Enfin, nous tâchons d’anticiper et de communiquer aux parties prenantes, via des comités organisés régulièrement, les éventuelles dérives.
UNE PERSONNALISATION INCORRECTE OU ÉTENDUE
La personnalisation est une arme à double tranchant, plus particulièrement dans la mise en œuvre d’un ERP. En effet, 67% des entreprises déclarent avoir besoin d’une solution avec des fonctionnalités spécifiques que leur système ERP actuel ne leur propose pas. Mais à l’inverse, la sur-personnalisation du logiciel peut limiter l’évolutivité du logiciel et/ou l’ajout de nouvelles fonctionnalités.
Les capacités de SIMAX ERP en termes de personnalisation étant sans limites, il est déterminant de canaliser et encadrer les différentes demandes. La version standard mise à disposition propose un champ de fonctionnalités étendu et nous nous attachons chez WIZIOU à ce que seules les spécificités structurantes de l’activité soient personnalisées dans SIMAX ERP.
Chaque demande spécifique (hors standard) est donc soumise à un arbitrage du référent projet après identification des impacts qui découlent de sa mise en place.
UNE ÉVALUATION INADÉQUATE OU ATTENTES MAL CALCULÉES
Un tiers des acheteurs d’ERP n’ont même pas assisté à une démonstration du produit avant de l’acheter. En n’évaluant pas le logiciel avec une démonstration et en ne l’alignant pas sur les processus métier, la probabilité d’échec augmente : 40% des mises en œuvre d’ERP provoquent des perturbations opérationnelles majeures après le démarrage. En conséquence, des attentes mal gérées deviennent un facteur clé de la défaillance de l’ERP.
Dans le cadre du processus commercial de WIZIOU, nous recueillons auprès du client et analysons toutes les données et pièces jugées pertinentes à la gestion de l’activité. Plusieurs démonstrations sont par la suite organisées, avec le référent projet dans un premier temps (afin de valider les éléments clés de la solution) puis avec la Direction et les utilisateurs référents.
UNE STRATÉGIE DE GESTION DU CHANGEMENT FRIABLE
L’ERP modifie la manière dont les processus métier sont exécutés et il est donc utile que la conduite du changement ait été intégrée et appliquée au projet. Un rejet du changement est l’une des causes principales des échecs de mise en œuvre de projet ERP ; Gartner recommande qu’environ 15% du budget global de mise en œuvre soit investi dans la gestion du changement, alors qu’il est généralement inférieur à 5%.
WIZIOU suggère d’impliquer au plus tôt les utilisateurs finaux (dès la phase commerciale si possible). A cette occasion, des besoins « implicites » peuvent être détectés lors des échanges, assurant ainsi la prise en compte globale des besoins de l’entreprise et une transition vers SIMAX ERP dans les meilleures conditions.
L’ABSENCE DE STRATÉGIE DE MAINTENANCE
L’intégration d’une solution d’ERP n’est pas une action ponctuelle, elle se planifie sur du court, moyen et long terme.
L’usage de l’ERP ne doit pas se limiter aux fonctionnalités intégrées au début du projet, des évolutions techniques (nouvelle version, évolution produit, nouvelle technologie) ou organisationnelles sont à prendre en compte.
WiZiOU organise, après quelques mois d’exploitation, un audit du retour d’expérience des utilisateurs. Il en découle un plan d’actions récapitulant les corrections et améliorations à mettre en œuvre. Cet accompagnement est renouvelé au minimum une fois par an.
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