Mise en place logiciel pour Plateforme de Répit des Volcans SIMAX

Interview de Pauline Capony, Coordinatrice PFAR des Volcans, CHAMALIÈRES – 63

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Avant le logiciel SIMAX ERP, comment était organisé votre système d’information ? Quels étaient vos manques, freins, faiblesses ?

Avant le logiciel de gestion ERP SIMAX, la Plateforme d’accomagnement et de répit des volcans n’avait pas de système d’information dédié, tout était fait sur les logiciels bureautiques (Excel, Word, Publisher).

Les manques :

Il manquait à la plateforme un outil commun à toutes ses missions et à toutes ses fonctions, qui puissent à la fois :

• Gérer le suivi des aidants et des aidés,
• Gérer le suivi des activités et sa facturation,
• Faciliter les actions de communication.

L’absence d’un véritable logiciel pour plateformes de répit et le fait d’avoir de nombreux supports et outils tant que sur informatique que sur papier, ne facilitaient pas la coordination et le suivi en général des actions et des personnes accompagnées.

Les freins et faiblesses:

Nous avions essayé différentes manières de faire les transmissions entre professionnel, que ce soit sur les actions en cours ou sur les personnes accompagnées (cahier, feuille dans les dossiers, sur tableau excel…), mais aucune n’a vraiment apporté satisfaction. Les transmissions étaient souvent faites à l’oral, ce qui pouvait entraîner une perte des informations au fil du temps. Avec le logiciel de gestion ERP Simax ceci n’est plus le cas, tout est saisi dans le logiciel.

• Les factures étaient imprimées via Excel (c’était du « bricolage »), il n’y avait pas de numérotation, pas d’historique…
• Nous passions un temps considérable pour les opérations de communication, via le publipostage d’Excel, notamment pour cibler les professionnels par secteur et/ou par catégorie (médecin, infirmier, aide à domicile..). Au départ, nous écrivions même les adresses à la main.
• Il n’y avait pas d’uniformité de présentation entre les différents supports Excel et Word.
• La production des statistiques était faite manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps.
• Certains agents ont un niveau débutant en informatique, il leur était difficile d’accomplir certaines tâches demandées sur Excel ou Word.

Pourquoi avoir fait le choix de SIMAX ERP ?

Pour avoir un vrai outil informatique complet et vraiment adapté au fonctionnement des Plateformes de répit. Que ce soit, par rapport au suivi des personnes accompagnées, à la gestion des activités, la gestion des plannings, la production de statistiques, la facturation, les « mailings »…

Cet outil a en plus été personnalisé à notre activité et notre pratique grâce à une analyse de nos besoins, de notre fonctionnement, de nos difficultés, des particularités de notre plateforme (type d’activité, hébergement temporaire), en amont de l’installation du logiciel.

Au fil des années, notre structure a pris de l’ampleur avec une augmentation du nombre d’activités proposées et de la file active. La gestion par l’ERP SIMAX nous fait gagner du temps et a fortement diminué les erreurs.

Après quelques mois d’exploitation de l’outil quels sont vos constats ?

Les premiers mois d’utilisation sont très positifs. Ce logiciel est simple et facile d’utilisation, même pour des utilisateurs peu habitués à l’outil informatique. L’utilisation est intuitive. On a beaucoup gagné en termes de qualité de travail, d’organisation et surtout en gain de temps, par exemple :

• la liste des transmissions s’affichent à l’ouverture du logiciel ;
• pour le publipostage, nous pouvons maintenant en deux clics filtrer les professionnels par catégorie et par secteur géographique puis imprimer les étiquettes ou faire un envoi groupé par mail automatiquement depuis le logiciel. Ce qui nous prenait 2 jours auparavant, aujourd’hui est effectué en moins d’une ½ journée.
• pour la saisie et l’envoi des fiches de mission de répit à domicile (40 fiches en moyenne), nous mettions en moyenne une journée, aujourd’hui cela se fait en moins de 2 heures.
•  les factures se calculent et s’impriment automatiquement par activité. Elles sont bien-sûr numérotées et historisées.
• toutes les informations du couple aidant/aidé sont centralisées sur un même endroit, nous pouvons même ajouter des documents numérisés ce qui peut éviter d’aller ouvrir son dossier papier. Il existe un système simple d’archivage des dossiers pour les personnes qui n’ont plus besoin des services de la plateforme. Ce qui permet de n’avoir sur la liste des personnes que les aidants et aidés « présents ».

Recommanderiez-vous SIMAX ERP pour l’informatisation des plateformes de répit ?

Oui je le recommanderais. Le logiciel de gestion Simax ERP est complet, efficace et intuitif.

Selon vous qu’est-ce que l’accompagnement de Wiziou a apporté à votre projet ?

L’accompagnement par la société WIZIOU a aussi beaucoup compté :

1. La personnalisation des écrans ; par exemple dans le dossier aidé, il y avait des informations médicales que ne l’on souhaitait pas voir apparaître et inversement d’autres que nous voulions rajouter concernant les allergies alimentaires par exemple. Wiziou a adapté les écrans selon nos souhaits.
2. La personnalisation des documents ; Les documents qui sont imprimés depuis SIMAX sont les documents de la plateforme qui ont été paramétrés par Wiziou.
3. Le publipostage : Wiziou a créé un outil de publipostage correspondant à notre façon de travailler.

Grâce à Wiziou notre application correspond à nos usages.

Quelles sont les missions des plateformes de répit ?

Les PFAR (PlateFormes d’Accompagnement et de Répit) ont pour mission d’accompagner les personnes atteintes de maladie neurodégénératives et leurs aidant familiaux.

Le PMND (Plan Maladies Neuro-dégénératives) rappelle que les PFAR ont les objectifs suivants :

• répondre aux besoins d’information, d’écoute, de conseils et de relais des aidants pour les conforter dans leur rôle d’aidants dans une logique de proximité ;
• proposer diverses prestations de répit ou de soutien à la personne malade, à son aidant ou au couple ;
• offrir du temps libéré pour l’aidant ou du temps partagé avec la personne malade ;
• informer, éduquer, soutenir les aidants pour les aider à faire face à la prise en charge d’une personne souffrant de la maladie d’Alzheimer ;
• favoriser le maintien de la vie sociale et relationnelle de la personne malade, et de son aidant, et lutter contre le repli et la dépression ;
• contribuer à améliorer les capacités fonctionnelles, cognitives et sensorielles des personnes malades,
• être l’interlocuteur privilégié des médecins traitants chargés de suivre la santé des aidants et des patients et chargés de repérer les personnes « à risque » ;
• être l’interlocuteur privilégié des MAIA (Méthode d’Action pour l’Intégration des services d’aide et de soins dans le champ de l’Autonomie) pour ces prestations et le recensement de l’offre de répit.

Les plateformes d’accompagnement et de répit ont les missions suivantes :

• une mission de communication auprès des partenaires. Le fonctionnement de la PFAR doit favoriser un travail partenarial avec les acteurs du territoire intervenant sur le « secteur personnes âgées » et proposer des prestations complémentaires aux dispositifs existants.
• une mission d’écoute et de soutien auprès des aidants,
• une mission de répit à domicile,
• une mission auprès du couple aidant-aidé (proposer des activités favorisant la poursuite de la vie sociale),
• des missions complémentaires financées par ailleurs (accueil de jour itinérant, formation des aidants…).